Приложение к Приказу от 19.06.2012 г № 181 Административный регламент
Административный регламент министерства финансов республики бурятия по предоставлению государственной услуги по рассмотрению обращений граждан I. общие положения 1. предмет регулирования
1.1.Рассмотрение обращений граждан.
1.2.Положения Административного регламента Министерства финансов Республики Бурятия (далее - Минфина) государственной услуги по рассмотрению обращений граждан (далее - Административный регламент) распространяются на обращения граждан (индивидуальные и коллективные), в том числе заявления, предложения, жалобы, поданные в Минфин в письменной форме или в форме электронного документа, а также устные обращения граждан к министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра, поступившие в ходе личного приема, кроме обращений, рассмотрение которых регулируется иными нормативными правовыми актами.
2.Круг заявителей
Государственная услуга по рассмотрению обращений граждан (далее - государственная услуга) предоставляется гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам и лицам без гражданства (далее - граждане), заинтересованным в получении государственной услуги, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
3.Требования к порядку информирования о предоставлении
государственной услуги
3.1.Информация о порядке предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан предоставляется:
- при личном обращении в Минфин;
- с использованием средств почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты;
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";
- на информационном стенде в здании Правительства Республики Бурятия по адресу: 670000, г. Улан-Удэ, ул. Ербанова, 7.
3.2.Место нахождения Министерства финансов Республики Бурятия:
670000, г. Улан-Удэ, ул. Ербанова, 7.
3.3.График работы Минфина:
с понедельника по четверг с 8 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин.;
в пятницу с 8 час. 30 мин. до 16 час. 15 мин.;
обеденный перерыв с 12 час. 00 мин. до 12 час. 45 мин.
3.4.Информация о предоставлении государственной услуги предоставляется:
- по номерам телефонов - (3012)21-22-90, 21-58-85, 21-69-92 (факс);
- по электронной почте - minfin03@icm.buryatia.ru;
- через официальный сайт Минфина: http://minfinrb.ru.
3.5.Сведения о месте нахождения Минфина, графике (режиме) работы, графике приема граждан министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра, контактные телефоны, извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги, текст Административного регламента, блок-схема предоставления государственной услуги размещаются:
- на Портале исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия;
- на информационном стенде в здании Правительства Республики Бурятия по адресу: 670000, г. Улан-Удэ, ул. Ербанова, 7.
3.6.Гражданин с учетом графика (режима) работы Минфина с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения при помощи телефонной связи, электронной почты, личного обращения в Минфин.
Граждане в обязательном порядке информируются в устной либо в письменной форме:
- о должностных лицах, государственных гражданских служащих, специалистах (далее - исполнители), которым поручено рассмотрение обращения;
- о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- о ходе исполнения обращения;
- о невозможности рассмотрения обращения с указанием оснований для этого;
- о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.
Указанная информация в устной форме предоставляется гражданам в течение 1 рабочего дня, в письменной форме - в течение 7 рабочих дней.
3.7.Доступ в здание Правительства Республики Бурятия осуществляется по временным пропускам при наличии документа, удостоверяющего личность гражданина.
4.Порядок получения консультаций (справок) об исполнении
государственной функции
4.1.Консультации (справки) по вопросам предоставления государственной услуги предоставляются должностными лицами, обеспечивающими организацию предоставления государственной услуги, и исполнителями.
Консультации предоставляются по вопросам:
- требований к оформлению письменного обращения;
- требований к заявителю, пришедшему на прием;
- мест и графиков личного приема министра и (или) лица, его замещающего, первого заместителя министра, заместителей министра;
- порядка и сроков рассмотрения обращений;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения государственной функции.
Основными требованиями при консультации являются:
- компетентность;
- четкость в изложении информации;
- полнота консультирования.
4.2.Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет), почтовой и телефонной связи, электронной почты, факса.
4.3.Порядок, форма и место размещения информации о порядке предоставления государственной услуги по обращениям граждан обновляется по мере изменения законодательной базы на информационной странице Минфина Портала органов государственной власти Республики Бурятия, на стендах Минфина.
II.Стандарт предоставления государственной услуги
1.Наименование государственной услуги
Государственная услуга по рассмотрению обращений граждан.
2.Наименование исполнительного органа, непосредственно предоставляющего государственную услугу
Министерство финансов Республики Бурятия.
3.Описание результата предоставления государственной услуги
Результатом предоставления государственной услуги являются:
- принятие решений по существу поставленных в устных или письменных обращениях вопросов, в том числе поступивших в электронной форме;
- предоставление гражданам ответа на поставленные в обращении вопросы;
- уведомление о переадресации обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- мотивированный отказ в решении вопросов, поставленных в обращении, в соответствии с действующим законодательством в письменной или устной форме.
4.Срок предоставления государственной услуги
4.1.Срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 календарных дней с момента его регистрации, если в настоящем Административном регламенте не установлен иной более короткий срок рассмотрения обращения.
4.2.В случаях, требующих разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения проверки, истребования дополнительных материалов, направления запроса в другие организации, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра, но не более чем на 30 календарных дней со дня истечения первичного срока. Заявителю направляется промежуточный ответ с описанием действий, совершенных по его обращению.
4.3.Министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращений, если обращение не требует проверки или, наоборот, требует срочного вмешательства, а также в иных случаях в соответствии с действующим законодательством.
4.4.Ответ на обращение гражданина при личном приеме министром или лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра или должностными лицами в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема.
4.5.В случае направления государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом, рассматривающим обращение гражданина, в адрес Минфина запроса о предоставлении документов, материалов, необходимых для рассмотрения обращения, ответ на запрос должен быть подготовлен исполнителем в течение 15 календарных дней с даты регистрации запроса, за исключением случаев запроса документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
4.6.Обращения, по которым Минфин является соисполнителем, рассматриваются в течение 15 календарных дней со дня регистрации в Минфине.
4.7.Рассмотрение обращений граждан, содержащих предложения (информацию) по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
4.8.Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Минфина, направляется в течение 7 календарных дней с даты регистрации в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
4.9.Минфин по направленному в установленном порядке запросу судебных, правоохранительных органов, органов прокуратуры в течение 7 календарных дней предоставляет автору запроса документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
4.10.Срок приостановления предоставления государственной услуги устанавливается до выяснения обстоятельств, послуживших причиной приостановления предоставления государственной услуги, но не более чем на один месяц.
4.11.Документы, являющиеся результатом предоставления государственной услуги, выдаются на руки заявителю, направляются почтой, электронной почтой в течение, как правило, 1 рабочего дня, но не позднее 3 календарных дней со дня регистрации этих документов в специализированной системе документооборота.
5.Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги
Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 7, 21.01.2009; Собрание законодательства Российской Федерации, 26.01.2009, N 4, ст. 445; "Парламентская газета", N 4, 23 - 29.01.2009);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", N 95, 05.05.2006; Собрание законодательства Российской Федерации, 08.05.2006, N 19, ст. 2060; "Парламентская газета", N 70 - 71, 11.05.2006);
- Конституцией Республики Бурятия (газета "Бурятия", N 43, 09.03.1994);
- Законом Республики Бурятия от 02.07.2007 N 2352-III "О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Республике Бурятия" (газета "Бурятия", N 118, 03.07.2007, Официальный вестник N 52; Собрание законодательства Республики Бурятия, N 6 - 7 (99 - 100), 2007);
- постановлением Правительства Республики Бурятия от 19.12.2005 N 395 "О типовом регламенте внутренней организации органов исполнительной власти Республики Бурятия" (газета "Бурятия", N 241, 24.12.2005, Официальный вестник N 55);
- постановлением Правительства Республики Бурятия от 22.04.2008 N 188 "О Министерстве финансов Республики Бурятия" (газета "Бурятия", N 73, 24.04.2008, Официальный вестник N 40).
6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги
6.1.Основанием для предоставления государственной услуги является поступившее в Минфин обращение гражданина, а также письменное или устное обращение гражданина с просьбой о личном приеме.
6.2.Перечень документов, предоставляемых гражданами при обращении за предоставлением государственной услуги:
1) письменное обращение (заявление, запрос, жалоба);
2) в случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
6.3.Письменное обращение гражданина, составленное в свободной форме, в обязательном порядке должно содержать либо наименование Министерства финансов Республики Бурятия, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица. Также гражданин указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
6.4.Обращение гражданина в форме электронного документа в обязательном порядке должно содержать наименование Министерства финансов Республики Бурятия, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица. Также гражданин указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в электронной форме, либо почтовый адрес, если ответ должен быть направлен по почте и суть предложения, заявления или жалобы.
Гражданин вправе приложить к обращению (в виде вложения) необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить эти документы и материалы или их копии в письменной форме.
6.5.В соответствии с Федеральным законом от 27.10.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" запрещается требовать от заявителя:
- предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;
- предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, в соответствии с федеральным законодательством Республики Бурятия, муниципальными правовыми актами;
- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг, включенных в перечни, указанные в части 1 статьи 9 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги
Основания для отказа в приеме у заявителя документов, необходимых для предоставления государственной услуги, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" не предусмотрены.
8.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги
8.1.Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют.
8.2.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги:
- если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему уже давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Минфин;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, а также угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- в обращении не указаны фамилия заявителя или почтовый адрес для ответа;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
8.3.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
8.4.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
9.Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или платы, взимаемой за предоставление государственной услуги
Государственная услуга предоставляется без взимания государственной пошлины или иной платы.
10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги
Максимальный срок ожидания в очереди получателя государственной услуги на личный прием к министру, его заместителям, при подаче обращения, получения консультации, документа о результатах рассмотрения обращения не должен превышать 30 минут.
11.Срок и порядок регистрации обращения гражданина, в том числе поступившего в электронной форме
Все обращения граждан независимо от их формы подлежат регистрации в системе электронного документооборота в течение 3 дней с даты поступления обращения в Минфин.
12.Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления государственной услуги
12.1.Центральный вход в здание, где располагается Минфин, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании органа, предоставляющего государственную услугу.
12.2.Прием граждан осуществляется в кабинетах министра, его заместителей, оборудованных персональными компьютерами, оргтехникой, позволяющей обеспечить предоставление государственной услуги в полном объеме.
Помещения, предназначенные для приема граждан, ожидания в очереди, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".
12.3.В период с октября по май в местах ожидания должны размещаться специальные напольные и (или) настенные вешалки для одежды.
12.4.Рабочие места служащих, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, обеспечиваются доступом к ресурсам сети Интернет, информационным ресурсам Правительства Республики Бурятия, к системе электронной почты Правительства Республики Бурятия и оргтехникой, позволяющей организовать предоставление государственной услуги в полном объеме.
12.5.Местами для информирования являются места, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, которые оборудуются:
- информационными стендами;
- стульями и столами для оформления документов.
12.6.В местах ожидания должны быть созданы комфортные условия для граждан и оптимальные условия для работы специалистов и должностных лиц.
12.7.Места ожидания в очереди на предоставление информации оборудуются стульями, кресельными секциями, скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для размещения заявителей, но не менее трех мест.
Обеспечивается доступ к местам общего пользования.
12.8.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.
Одновременное консультирование и (или) прием двух и более посетителей не допускается.
13.Показатели доступности и качества предоставления государственной услуги
13.1.При предоставлении государственной услуги осуществляется два взаимодействия заявителя с должностным лицом или исполнителем.
13.2.Информация о государственной услуге предоставляется непосредственно по месту нахождения Минфина с использованием средств массовой информации, телефонной и электронной связи, в сети Интернет через интерактивный информационный Портал органов государственной власти Республики Бурятия: http://minfinrb.ru.
14.Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги, особенности предоставления государственной услуги в электронной форме
14.1.Государственная услуга не предоставляется через многофункциональные центры по предоставлению государственных и муниципальных услуг на территории Республики Бурятия.
14.2.Предоставление государственной услуги в электронной форме осуществляется с использованием интерактивного информационного Портала органов государственной власти Республики Бурятия (страница) http://minfinrb.ru и электронной почты minfin03@icm.buryatia.ru.
14.3.При предоставлении государственной услуги в электронной форме осуществляется:
- предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;
- подача обращения гражданином и прием такого обращения;
- получение заявителем сведений о ходе рассмотрения обращения;
- получение документа о результате рассмотрения обращения.
14.4.Интерактивный информационный Портал органов государственной власти Республики Бурятия и электронная почта обеспечивают доступность для подготовки и направления обращения в электронной форме, получения результата рассмотрения обращения.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
Предоставление государственной услуги по рассмотрению обращений граждан осуществляется в соответствии с блок-схемой рассмотрения обращений граждан в Минфин (приложение N 1).
1.Предоставление государственной услуги по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
- личный прием граждан;
- прием и первичную обработку письменных обращений граждан;
- регистрацию и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- постановку обращений на контроль;
- рассмотрение обращений в структурных подразделениях Минфина;
- продление срока рассмотрения обращений;
- оформление ответа на обращение или отказа в рассмотрении обращения;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;
- формирование, ведение, учет, хранение дел по обращениям.
2.Личный прием граждан
2.1.Личный прием граждан в Минфине осуществляют министр и (или) лицо, его замещающее, первый заместитель министра, заместители министра. График личного приема утверждается министром и размещается в приемной Минфина, на стенде, на интерактивном информационном Портале органов государственной власти Республики Бурятия: http://minfinrb.ru.
2.2.Основанием для личного приема граждан является обращение гражданина в Минфин.
Секретарь приемной беседует с гражданином, изучает представленные документы. На основании полученной информации производит запись на личный прием к министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра, устно уведомляет гражданина о дате, времени и месте приема.
Находящемуся в состоянии алкогольного (наркотического) опьянения гражданину или при проявлениях им агрессии либо неадекватного поведения в записи на личный прием отказывается.
2.3.Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
2.4.Организацию личного приема граждан осуществляет отдел государственной службы и кадров Минфина по рабочим дням в помещениях министра или его заместителей.
2.5.Запись на прием осуществляет секретарь приемной. Запись может быть произведена при посещении гражданином Минфина, по электронной почте или по телефону.
2.6.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
2.7.Личный прием граждан производится с учетом записавшихся на прием с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием не превышало 30 минут.
2.8.На прием к министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра секретарь приемной готовит карточку приема, где указывает фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина, контактный телефон, суть вопроса, фамилию, имя, отчество должностного лица, ведущего прием (приложение N 2). Во время приема устанавливается кратность обращения гражданина в Минфин.
2.9.В ходе личного приема могут поступать устные или письменные обращения. Устные обращения также могут поступать по специально организованному "телефону доверия", во время "прямых эфиров" по радио и телевидению.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Административным регламентом и законодательством о порядке рассмотрения обращений граждан.
2.10.Если во время приема граждан решение поставленных вопросов невозможно, от посетителя принимается письменное обращение, которое регистрируется и направляется на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения Минфина.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.11.Должностное лицо, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение гражданина, при необходимости дает соответствующие поручения, может приглашать сотрудников соответствующих структурных подразделений.
В ходе приема должностное лицо уведомляет гражданина о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения.
2.12.В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке приема.
2.13.В случае, когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица, ведущего прием, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
2.14.В ходе личного приема гражданин вправе подать письменное обращение по своему вопросу. Письменное обращение подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Административным регламентом.
2.15.После завершения личного приема секретарем приемной делается запись в карточке приема о результате рассмотрения обращения. Должностными лицами, осуществляющими прием граждан, оформляется поручение на специальном бланке "Резолюция" или непосредственно на обращении.
Карточка приема подшивается в папку согласно номенклатуре дел структурного подразделения.
2.16.Секретарь приемной ведет учет обращений личного приема граждан.
2.17.Результатом выполнения действий по личному приему граждан является беседа гражданина с министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра, устное или письменное обращение гражданина, поступившее во время личного приема.
При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема ("прямого эфира", "телефона доверия") министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра даются соответствующие поручения о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.
2.18.Способом фиксации результата является заполнение карточки личного приема граждан.
3.Прием и первичная обработка письменных обращений
3.1.Началом исполнения административной процедуры по приему и первичной обработке письменных обращений граждан является поступление обращения гражданина в Минфин, в том числе поступившего во время личного приема, по почте, электронной почте, через "Гостевую" Портала органов государственной власти Республики Бурятия, факсу, телеграфу, фельдъегерской связью, при проведении "прямого эфира", "телефона доверия", доставлено лично гражданином, нарочно, из других государственных органов, органов местного самоуправления или организаций для рассмотрения.
3.2.Прием обращений осуществляется секретарем приемной.
3.3.Секретарь приемной:
- принимает поступившую корреспонденцию;
- проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытые ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагается конверт;
- прикладываются впереди письма, поступившие с обращением, документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);
- в случае отсутствия самого письма в конверте составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес Министерства финансов Республики Бурятия нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные бумаги. Указанные акты хранятся в отделе государственной службы и кадров: один экземпляр хранится у должностного лица, второй приобщается к поступившему обращению.
3.4.Секретарь приемной, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра.
3.5.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится секретарем приемной. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок (приложение N 3).
3.6.Обращения, поступившие по почте, факсу, телеграфу, фельдъегерской связью принимаются и регистрируются секретарем приемной в течение 1 рабочего дня, но не позднее 3 календарных дней с даты поступления обращения в журнале (приложение N 4), в специализированной системе делопроизводства. На документах проставляется штамп с указанием даты получения.
3.7.Обращение с пометкой "лично", поступившее на имя министра, первого заместителя министра, заместителей министра, не вскрывается и передается адресату.
3.8.Организацию получения обращений, присланных по электронной почте, через "Гостевую" Портала органов государственной власти Республики Бурятия осуществляют должностные лица, ответственные за получение электронной почты и сайт Минфина.
3.9.Прием обращений граждан в электронной форме (Интернет-обращений) осуществляется специалистами, ответственными за получение электронной почты и за сайт Минфина, с использованием программно-технических средств. Обращение в электронной форме распечатывается и передается в течение 1 рабочего дня с даты поступления на регистрацию, но не позднее 3 календарных дней с даты поступления обращения.
3.10.Журнал регистрации обращений ведется в пределах календарного года, в начале следующего года заводится новый журнал или начинается новый раздел журнала, при этом нумерация обращений при регистрации начинается заново.
3.11.На каждое письмо, поступившее через информационные системы общего пользования, отправляется подтверждение о получении с указанием даты и времени получения письма (при наличии адреса электронной почты отправителя).
3.12.Подтверждение о получении обращения в электронном виде означает, что письмо, поступившее через электронную почту или присланное через информационные телекоммуникационные системы общего пользования, было распечатано и передано на регистрацию.
3.13.Обращения, присланные через информационные телекоммуникационные системы общего пользования, после регистрации рассматриваются в порядке, установленном настоящим Административным регламентом.
3.14.Результатом выполнения действий по приему и первичной обработке обращений граждан является внесение (запись) информации о них в соответствующие журналы и в специализированную систему документооборота, направление подтверждения о получении обращения через информационные системы общего пользования.
3.15.Способом фиксации результата является штамп Минфина на экземпляре заявителя, электронное подтверждение о получении электронного обращения.
4.Регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан
4.1.Основанием для регистрации и аннотирования обращений граждан является поступление письменного обращения гражданина, в том числе поступившее в электронной форме, к секретарю приемной для регистрации.
4.2.Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на отдел государственной службы и кадров.
4.3.Личную ответственность за состояние работы по обращениям граждан несут должностные лица Минфина.
4.4.Поступившие в Минфин обращения, в том числе поступившие в электронной форме, регистрируются в течение 1 рабочего дня, но не позднее 3 календарных дней с даты регистрации обращения в журнале регистрации обращений граждан и в специализированной системе документооборота.
4.5.Поступившие обращения сортируются по вопросам, поставленным отправителями, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
4.6.При регистрации:
- письму присваивается регистрационный номер. Обращение одного и того же лица по одному и тому же вопросу, но направленное разным адресатам и поступившее в последующем для рассмотрения в Минфин в течение месяца, повторным не считается и учитывается под регистрационным номером первого обращения;
- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес;
- если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставка лично). Если письмо переадресовано, то указывается, откуда оно поступило (из Правительства РБ, Администрации г. Улан-Удэ и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в котором содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп (или делается запись) "контроль". В случае, если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп (или делается запись) "контроль";
- определяются и отмечаются социальное положение и льготный состав авторов обращений (кроме коллективных);
- обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом. Повторным обращениям присваивается очередной регистрационный номер. В регистрационной карточке делается отметка "повторно", а в графе "краткое содержание" указывается регистрационный номер первого обращения;
- составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся за счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
4.7.Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию письменных обращений является сортировка обращений в зависимости от поставленных в них вопросов, регистрация обращений в журнале регистрации обращений граждан и специализированной системе делопроизводства, присвоение обращению входящей нумерации, краткая аннотация обращения.
4.8.Способом фиксации результата является регистрация обращения в журнале регистрации обращений граждан и в специализированной системе делопроизводства, оформление аннотации обращения.
5.Направление обращения на рассмотрение
5.1.Основанием для направления обращения на рассмотрение является передача поступивших и зарегистрированных обращений министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра для ознакомления и оформления резолюции (поручения).
5.2.Министр и (или) лицо, его замещающее, первый заместитель министра, заместители министра на бланке поручения указывает фамилию, инициалы должностного лица (должностных лиц), которому (которым) поручается исполнение, и резолюцию (поручение), при необходимости делает отметку о постановке на контроль.
5.3.Поручение в резолюции может предписывать определенные действия конкретному должностному лицу, а также может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому должностному лицу самостоятельные действия, порядок и срок исполнения.
В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным за исполнение поручения, является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Ему направляется подлинник обращения и предоставляется право координации работы для подготовки и направления ответа гражданину. Остальным должностным лицам направляется копия обращения.
5.4.В структурные подразделения зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.
5.5.Начальник структурного подразделения, получив зарегистрированные письменные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, в день получения или на следующий рабочий день передает обращение исполнителю (исполнителям) с бланком поручения.
5.6.Результатом выполнения действий по направлению обращения на рассмотрение является резолюция министра и (или) лица, его замещающего, первого заместителя министра, заместителей министра или руководителя структурного подразделения с поручением рассмотреть обращение гражданина или проверить факты, изложенные в нем.
5.7.Способом фиксации результата является оформленное на бланке поручение, подпись начальника структурного подразделения в журнале регистрации обращений граждан.
6.Постановка обращений граждан на контроль
6.1.Основанием для осуществления контроля за исполнением обращений является информация, в которой сообщается о конкретных нарушениях: законных прав и интересов граждан, а также письменные обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение, с сообщением об аварийных ситуациях.
6.2.В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, его первых заместителей, Главы Республики Бурятия - Председателя Правительства Республики Бурятия, его первого заместителя, депутатов законодательных органов, органов Прокуратуры о рассмотрении обращений граждан, а также поручений по повторным обращениям, по обращениям, в которых приводятся факты нарушения законов, прав граждан, злоупотребления служебным положением должностными лицами, служащими Минфина, коррупции.
6.3.Решение о постановке обращения на контроль принимается министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра.
6.4.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет отдел государственной службы и кадров, должностное лицо, ответственное за контроль.
В случае неисполнения поручения в срок, должностное лицо, ответственное за контроль, информирует министра и (или) лицо, его замещающее, первого заместителя министра, заместителей министра, наложивших резолюцию, о фактах несвоевременного исполнения контролируемого поручения.
6.5.Результатом административной процедуры является принятие министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра решения о постановке обращения на контроль.
6.6.Способом фиксации результата является запись министра и (или) лица, его замещающего, первого заместителя министра, заместителей министра на бланке поручения "Контроль".
7.Рассмотрение обращений в структурных подразделениях
7.1.Основанием для начала административной процедуры является получение начальником структурного подразделения обращения гражданина с резолюцией министра и (или) лица, его замещающего, первого заместителя министра, заместителей министра для рассмотрения.
Начальник структурного подразделения, ознакомившись с обращением, своей резолюцией на обращении определяет служащего из структурного подразделения (далее - исполнитель), сроки рассмотрения обращения и передает ему обращение для рассмотрения и подготовки ответа.
В случае невозможности исполнения поручения начальника структурного подразделения по рассмотрению обращения исполнитель в течение 7 календарных дней с даты регистрации обращения представляет начальнику структурного подразделения служебную записку с указанием причины (болезнь, командировка, отпуск). Начальник структурного подразделения своей резолюцией поручает рассмотрение обращения другому исполнителю.
7.2.Исполнитель рассматривает обращение гражданина, оценивает поставленные в обращении вопросы на предмет отнесения или неотнесения их к компетенции Минфина, выявляет обращения, указанные в пункте 8.2 раздела II настоящего Административного регламента.
По обращениям, указанным в пункте 8.2 раздела II настоящего Административного регламента, если фамилия и почтовый адрес гражданина поддаются прочтению, исполнитель готовит письменное уведомление (разъяснение) гражданину с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу вопросов. Уведомление (разъяснение) направляется на подпись министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра. В обращении, в котором обжалуется судебное решение, разъясняется порядок обжалования данного судебного решения. Подписанное министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра уведомление (разъяснение) направляется гражданину. Максимальный срок подготовки уведомления - 7 рабочих дней со дня регистрации обращения.
7.3.В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр и (или) лицо, его замещающее, первый заместитель министра, заместители министра вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Минфин. Исполнитель готовит проект письма о прекращении переписки, которое согласовывается с начальником структурного подразделения. Согласование оформляется визой на проекте письма. Подписанное министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра письмо о прекращении переписки направляется гражданину, направившему обращение.
7.4.В случае, если после направления гражданину письма о прекращении переписки, по данному вопросу от гражданина снова поступает обращение, исполнитель устанавливает идентичность поднимаемых гражданином вопросов, тем, по которым ранее переписка была прекращена, проверяет, не приводятся ли новые доводы и (или) обстоятельства. В случае установления идентичности вопросов, изложенных в обращении, исполнитель готовит проект письма о безосновательности очередного обращения и об оставлении обращения без рассмотрения. Проект письма согласовывается с начальником структурного подразделения. Согласование оформляется визой на проекте письма об оставлении обращения без рассмотрения. Подписанное министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра письмо передается должностному лицу, ответственному за контроль, для снятия обращения с контроля без ответа.
7.5.Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
7.6.В случае, если поставленные в обращении вопросы не относятся к компетенции Минфина, исполнитель в течение 7 рабочих дней направляет обращение в другой государственный орган или орган местного самоуправления, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Гражданин уведомляется о переадресации его обращения.
В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
7.7.Поступившие в подразделения письменные обращения граждан рассматриваются в срок до 30 календарных дней со дня их регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до 15 календарных дней.
7.8.Обращения могут рассматриваться непосредственно в структурных подразделениях Минфина или с выездом на место.
7.9.По обращениям, соответствующим предъявленным к ним требованиям и принятым к рассмотрению, исполнитель готовит проекты ответов.
7.10.В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, организациях исполнителем подготавливается запрос.
Запрос подписывается министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра и направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или организацию. Срок, в течение которого должна быть представлена информация по запросу, - не более 15 календарных дней.
7.11.В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации исполнитель приглашает гражданина на личную беседу.
7.12.Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами.
В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.
7.13.В случае, если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, исполнитель, указанный в резолюции первым, является главным исполнителем. Главный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение, осуществляет контроль полноты подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдению ими установленных сроков. Соисполнители не позднее 7 календарных дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить главному исполнителю все необходимые материалы, сведения, информацию для обобщения и подготовки ответа. Исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.
7.14.В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его секретарю приемной, указав при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
7.15.Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело руководителями структурных подразделений. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в течение 7 календарных дней для проверки в правоохранительные органы.
7.16.На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются.
7.17.В случае, если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, исполнитель вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
7.18.В случае, если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.
7.19.Исполнитель дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
7.20.Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен соответствовать следующим требованиям:
- содержать конкретную информацию по всем вопросам, поставленным в обращении;
- содержать информацию о дате, регистрационном номере ответа на обращение, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя.
7.21.Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения, своевременность представления министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра служебной записки о продлении сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа.
При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
7.22.В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства министр и (или) лицо, его замещающее, первый заместитель министра, заместители министра вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Минфин. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
7.23.В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
7.24.Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях Минфина является разрешение поставленных в обращении вопросов, подготовка ответов заявителям либо направление в уполномоченные государственные органы поручений для рассмотрения обращений и принятия мер по разрешению содержащихся в них вопросов и ответа заявителям или отказ в рассмотрении обращения.
7.25.Подготовленный исполнителем проект ответа с визой начальника структурного подразделения передается на подпись министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра.
7.26.Срок подготовки ответа на обращения не может превышать 30 дней с даты регистрации обращения.
7.27.Ответственность за надлежащее исполнение настоящей административной процедуры несут исполнители и начальники структурных подразделений исполнителей.
7.28.Способом фиксации результата является подготовка проекта ответа на обращение, проект письма о направлении обращения для рассмотрения в другие государственные органы в соответствии с их компетенцией.
8.Продление срока рассмотрения обращений граждан
8.1.Основанием для продления срока рассмотрения обращения является поступление министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра служебной записки от исполнителя с просьбой о продлении срока рассмотрения обращения и обоснованием необходимости такого продления.
8.2.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу срок рассмотрения обращения может быть продлен министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра, но не более чем на 30 дней.
8.3.Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения исполнитель за 7 календарных дней до окончания срока, установленного для рассмотрения обращения, готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее начальнику структурного подразделения, который затем представляется на рассмотрение министру и (или) лицу, его замещающему, первому заместителю министра, заместителям министра.
8.4.Министр и (или) лицо, его замещающее, первый заместитель министра, заместители министра на основании служебной записки исполнителя в течение 1 рабочего дня принимают решение о продлении срока рассмотрения обращения. Исполнитель направляет заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом или контролирующим органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
8.5.Министр и (или) лицо. его замещающее, первый заместитель министра, заместители министра вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
8.6.Результатом выполнения действий по продлению срока рассмотрения обращения гражданина является резолюция министра и (или) лица, его замещающего, первого заместителя министра, заместителей министра на служебной записке исполнителя с указанием решения о продлении срока рассмотрения обращения гражданина и срока, на который продлевается рассмотрение обращения.
8.7.Способом фиксации результата является запись министра и (или) лица, его замещающего, первого заместителя министра, заместителей министра на служебной записке исполнителя о продлении срока исполнения обращения с указанием срока.
9.Оформление ответа на обращение граждан
9.1.Основанием для оформления ответа на обращение гражданина является окончание проверки фактов, изложенных в обращении.
9.2.Ответ автору обращения готовится главным исполнителем или исполнителем, которому было поручено рассмотрение обращения.
9.3.Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и по ним приняты все предусмотренные законодательством необходимые меры и даны исчерпывающие ответы.
9.4.Подготовленный проект ответа визируется исполнителем и начальником структурного подразделения исполнителя. После этого он печатается на бланке установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Минфина и подписывается министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра. На обороте листа проекта ответа обязательно указывается должность, фамилия, имя, отчество исполнителя, номер служебного телефона.
9.5.Подписанный ответ, укомплектованный необходимыми приложениями, исполнителем регистрируется в структурном подразделении, которому было поручено рассмотрение обращения, и направляется в течение 1 рабочего дня ответ заявителю почтой, нарочным, электронной почтой, факсом, по адресу, указанному в обращении, после чего снимается обращение с контроля.
9.6.Копия ответа на обращение, поступившее в Минфин в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении. Оригинал ответа направляется по почтовому адресу (при наличии).
9.7.Датой завершения рассмотрения обращения и снятия с контроля является дата регистрации письменного ответа.
9.8.В случае, если в обращении, поступившем в Минфин, указано согласие на размещение ответа на официальном сайте Минфина, копия ответа на обращение передается должностному лицу, ответственному за сайт, для размещения на официальном сайте Минфина.
9.9.В случае, если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
9.10.Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителям на доработку.
9.11.Отправление ответов без регистрации не допускается.
9.12.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.
9.13.Подлинники обращений граждан в государственные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, подшиваются в дело.
9.14.В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело" и указывает результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано"), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью.
9.15.При необходимости исполнитель может составлять справку о результате рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
9.16.Результатом оформления ответа на обращение гражданина является подготовка проекта ответа на обращение, отказ от рассмотрения обращения, письмо о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, в полномочия которого входят поставленные в обращении вопросы.
9.17.Способом фиксации результата является подписание министром и (или) лицом, его замещающим, первым заместителем министра, заместителями министра ответа на обращение, письма об отказе от рассмотрения обращения, письма о переадресации обращения.
10.Представление справочной информации о ходе рассмотрения обращения
10.1.Основанием для предоставления справочной информации о ходе рассмотрения обращения является устный или письменный запрос заявителя (автора обращения).
10.2.В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
10.3.Справочную информацию по рассмотрению обращений граждан дает секретарь приемной, должностные лица (специалисты), которым поручено рассмотрение обращения.
Справки по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляют специалисты, которым поручено рассмотрение обращений граждан.
10.4.Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в конкретное структурное подразделение, конкретному должностному лицу Минфина;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
Телефонные звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 8 час. 30 мин. до 17 час. 30 мин., кроме выходных и праздничных дней, в предвыходной - с 8 час. 30 мин. до 16 час. 15 мин., в предпраздничный день - с 8 час. 30 мин. до 16 час. 30 мин.
10.5.При получении запроса по телефону секретарь приемной:
- называет полное наименование Минфина;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку работник подготавливает ответ.
10.6.Во время разговора сотрудник должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
10.7.Результатом выполнения действий по предоставлению справочной информации по запросу, поступившему при личном обращении граждан или по телефону, является информирование гражданина по существу обращения в устной форме, при поступлении письменного запроса - письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов.
10.8.Способом фиксации результата является письменный ответ на запрос о предоставлении справочной информации.
11.Формирование, ведение, учет, хранение дел по обращениям граждан
11.1.Основанием для формирования, ведения, учета, хранения дел по обращениям граждан является подписанный ответ на обращение, собранные в ходе рассмотрения документы.
11.2.Должностное лицо - исполнитель формирует дело, готовит опись документов, титульный лист, сшивает документы, подшивает в дело.
11.3.По истечении срока хранения, предусмотренного номенклатурой дел структурного подразделения, дело направляется для хранения в архив.
11.4.Результатом административной процедуры по оформлению дел для архивного хранения является оформление дела в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.
11.5.Способом фиксации результата является запись в журнале движения архивных дел о передаче дела в архив.